企業のITデータ活用が拡大し続け、その大量なデータを用いて、迅速かつ精度の高い意思決定を行うためには、BIツールの活用が欠かせません。
そんなBIツールに関して分かりやすく解説していきます。
BIツールとは？
BIツールとはビジネスインテリジェンスツールの略になります。企業が持っているさまざまな大量のデータを集めて分析し、明確化する事で経営や意思決定に役立てる事ができるソフトウエアツールです。
BIツールの仕組み
BIツールは大まかに4つの仕組みに分けられます。ではそれぞれ説明していきましょう。
【インプット】データを読み込む
BIツールは既存のデータから分析をする為、社内のあらゆる基幹システムと連携しデータをインプットします。集積された中で最適な分析結果を使用する事ができます。
【集計・分析】OLAP分析/データマイニング/シミュレーション
AP（オーラップ）とは、Online Analytical Processingの略で「オンライン分析処理」のことです。蓄積された膨大なデータから複雑な集計や分析をリアルタイムで行い問題点を見つけてくれます。
【可視化】グラフ化
BIツールが集計、分析した結果を分かりやすくグラフなどに変換して可視化します。
【インサイト】自動分析機能
インサイトとは自動分析機能の事です。文字通り、自動で分析を行います。分析対象の最も適切なデータにアクセスしそこから関連がある結果を導き出します。その中で得た有益な情報をグラフや文章などで分かりやすく回答する機能です。
BIツールの役割とは？
BIツールの役割とは、数多くあるデータから必要な情報を見つけ出し、売上の向上や経営拡大に繋げる事です。そして誰でも簡単に利用出来る為、作業効率があがり、迅速な判断、意思決定をする事が出来ます。
レポーティング
レポーティングではダッシュボードなどでデータを可視化し、全体から問題点を見つけ出します。※ダッシュボードとは分析結果を1つの画面でわかりやすく表示する機能
OLAP分析(オンライン分析処理)
複数のデータから比較検討を行い、仮説を立てて検証や確認を行います。
データマイニング
データの中から傾向を見つけ、データの中の法則や関連性を見つけ出します。
シミュレーション
予算などを決定する際に過去のデータを利用し、シミュレーションで数値を導き出します。
最適な金額を算出し、経営の意思決定に役立ちます。
BIツールの利用シーンは？
BIツールは経営や営業、マーケティングに利用されるツールと思われやすいですが、他にも様々な部門で使用する事が出来ます。
経営分析や売上分析などイメージしやすいデータ分析にももちろん使用されますが、例えば人事や労務などでも人事分析や残業分析などに使用する事が可能です。
流通や小売業でも良く使用されているABC分析や在庫分析などもBIツールです。
BIツールが注目されている理由
インターネットが普及した事であらゆるデータを収集する事が可能になり、情報量も莫大に増えました。その数多くある情報の中から本当に必要なものをスピーディーに見つけ出し、活用していく事が重要です。カンや経験に頼らず、データをもとに明確な意思決定を行う事ができるのです。
企業
例えば、資料作成やデータ分析をする時間の削減をしたい、様々な部署の業務状況を一度に把握したい、他部署にも進めている事業計画をシェアしたいなど、この様な問題を抱えている企業には導入をお勧めします。
技術
BIツールには
レポーティング→わかりやすく可視化
OLAP分析→多次元的に分析、予測
データマイニング→顧客動向などデータの傾向をみる
プランニング→過去データからシミュレーション
これらの機能が備わっており、様々なビジネスシーンで活用する事が出来ます。
BIツール導入のメリット・デメリット
実際にBIツールを導入する事でどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。
大まかなメリットとデメリットを幾つかご紹介します。
BIツール導入のメリット
BIツールを導入する事で様々なメリットが得られます。
まず1つ目が、データの集計や分析の時間を大幅にカットする事が出来ます。複雑なデータ分析をOLAP分析などで簡単に素早く行う事ができる為、作業効率が上がります。
2つ目、誰でも簡単に分析出来る事です。こちらも同様に、難しい分析や膨大なデータの集計などをBIツールが行ってくれるので、全員が同じクオリティーで正確な分析結果を簡単に出す事が出来ます。
3つ目は、可視化する事で現状の把握がしやすい事です。毎日の売上の進捗状況や更新頻度の高いデータでもリアルタイムで可視化する事が出来る為、現在の状況がすぐにわかります。
今起こっている問題や課題をすぐに見つけ出し、早期解決する事が可能です。
BIツール導入のデメリット
BIツール導入にあたり、明確な目的や使用用途が無いと場合によってはデメリットになる可能性もあります。
会社の使用目的や運用に適さないBIツールを導入してしまった場合、定着せずに失敗してしまう可能性があります。また、運用の際に必要な教育を行う必要がある為、導入する際には時間や労力が掛かります。
また導入時だけでなく、運用していくためのラーニングコストがかかります。
BIツールの実際の活用事例
マーケティングに活用する事はもちろんですが、実際にBIツールを上手に活用している企業を幾つかご紹介します。
物流や運送業
トラックの総重量や配送までの道などを分析し1番最適な配送ルートを導き出します
飲食店
混雑時や閑散時などをデータから予測しそれに的にしたシフトを作成する事も出来ます。他にもお客様のアンケート結果を一瞬で集計する事が出来ます。お店の帳票などを簡単に作成するだけでなくペーパーレス化をする事も出来ます。
BIツール導入の注意点
BIツールをどのように使いたいか、どんなデータが欲しいのかなど明確な目的を持つことが重要です。導入する前にツールにどのような機能があるか、BIツールでどのような分析をするか、運用コストはどのくらいかをシミュレーショしておくと良いでしょう。
よくある質問
BIツール導入を検討する際によくある質問があります。
BIツールを導入するにはどうしたら良いですか？
BIツールを導入する時には5つの手順に沿って行うと良いでしょう。
- 利用目的を明確にする
どのような問題に使用し、解決したいのか明確にしましょう - 分析対象の選定
1で決めた目的に合わせ、分析する対象、どのような数値面から分析するのかなど設定します。この時に、データの取得先とBIツールが連携可能かも確認しておきます。 - 設計
運用するためのルールを決めて、具体的に設計する。 - PDCAサイクルを回し、試行錯誤する
テストを行いトライアンドエラーで、問題を潰していきます。 - データの移行
データを移行し、問題なく運用出来たら利用方法を社内で徹底して周知させます。
無料のBIツールの導入でも良いですか？
BIツールには無料プランやオープンソースの製品がいくつかあります。単純な内容であれば無料で事足りるかもしれませんが、使ってみたら必要な機能が有料だったなんて事もあるかもしれません。有料に切り替える手間が掛かったり、無料だとサポートなどが受けられなかったりする場合もあります。大事な事は価格で選ぶのではなく使用目的に適した必要な機能が備わっているかどうかです。
まとめ
今回はBIツールについて解説しました。
BIツールを導入する事で様々な視点からビジネスの問題点や課題を見つけ出す事が出来ます。
様々な分析を行えるツールだからこそ、導入する際には使用目的を明確にし運用をしっかり定着させる事が重要です。正しく使うことが出来れば、ビジネスの大きな武器になるでしょう。
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