集客や商品の販売、採用や自社のブランディングなど、目的を持ったホームページを作るには管理会社を適切に選ぶ必要があります。
ホームページは作ることを決めてから、実際に完成して公開されるまでに多くの時間がかかります。完成後の満足感から、継続的に運用する視点が欠けてしまいがちです。
目的を達成するためには、“ホームページの管理”が絶対に必要です。うまく管理できていない場合は、ホームページ管理会社の力を使って、より大きな成果を出していきましょう。
ここでは、ホームページの更新や改善を行うための費用、依頼する管理会社の選び方をまとめて紹介します。
ホームページ管理とは
ホームページの管理には、いくつかの分野があります。まずは大きな区分を理解しましょう。
「ドメイン・サーバ管理」と「デザイン・コンテンツ管理」の2つに分けられます。
それぞれの違いについて説明していきます。
「ドメイン・サーバ管理」
ホームページとは、インターネットの世界に建設された自社ビルです。まずは“土地”が必要となり、位置情報を示すための“住所”が必要になります。
土地にあたるものが「サーバ」です。レンタルサーバなどのサービスを利用することで、ホームページのコンテンツをサーバに置いていきます。
「ドメイン」は住所にあたります。例えば「○○○.com」と表記されるもののことです。「○○○」の部分は任意に選ぶことができ、自社の名称を記載できます。また、「.com」以外にも「.jp」「.co.jp」などもあります。
サーバとドメインどちらも、契約更新や適切な契約プランなどを選択しなくてはなりません。
「デザイン・コンテンツ管理」
コンテンツとは、ホームページに掲載する情報全般を示します。会社情報や求人情報、ニュース、商品の紹介など……さまざまな情報をひとくくりにして「コンテンツ」と呼ばれます。良質なコンテンツを制作することで、顧客や社会から信頼を得ていくことができます。
コンテンツを読みやすく、わかりやすい見た目に整えるために、デザインの管理も欠かせません。文字の大きさを変更したり、画像や動画を見やすい位置に掲載したりと、ホームページにアクセスした人が快適に使えるデザインに更新していくことが大切です。
現在のホームページ管理会社・業者の変更方法
ホームページを管理してくれる会社・業者を変更するには、いくつかの準備が必要となります。
ホームページ制作会社が廃業してしまった、管理が思うようにしてもらえなかったという理由で、管理会社を変更することはよくある事例です。
管理会社の変更にあたって理解しておくべきことと、変更するまでの手続きについて確認していきましょう。
【はじめに】ドメインやメールアドレスは変わらない
ホームページ制作・管理会社の変更を考えた際、サーバなどの仕組みがよくわかっていない方は、ドメイン・メールアドレスが変わるのか、一番気にしている方が多いかと思います。ドメインが変更になってしまうと、これまで育ててきたホームページの効果が大きく損なわれてしまう可能性がありますので、避けたいところです。
ドメインについては「誰が契約しているのか？」「取得を依頼した場合の契約内容は？」この部分を確認できていれば、ほとんどの場合そのまま利用することが可能です。
上記で「ほとんどの場合」と書いたのは、
例えば下記のような場合に、そのままドメインを利用できない場合があるからです。
- ドメインの契約主体が制作会社である
- 取得代行を依頼した際に、ドメインが使えない契約になっている
- 制作してもらった会社が廃業してしまい連絡がつかない
これらの場合は、最悪の場合ドメインをそのまま利用できない可能性があるので、ドメインの変更から考える必要があります。逆にいえば、上記の点が問題なければ心配はいりません。ほとんどの場合で現在のドメインを利用できますので、ご安心ください。
ホームページ管理会社を変更するの手続きの流れ
管理会社を変更する流れは基本的にどの会社を選んでも変わりません。
ホームページの状況や管理会社のルールによって、細部が異なる場合もありますが、基本を理解してしまえば難しいことはありません。
安心して乗り換えられるように、基本を理解しておきましょう。
1. ホームページ管理会社を変更する前に確認しておくこと
まずは自社のホームページの状態を把握しましょう。管理会社との契約内容だけでなく、サーバやドメインといった、ホームページを運営するための情報などが必要になります。
契約内容
サーバ・ドメインの契約者名、ログインIDとパスワードを把握しましょう。
サーバとドメイン以外にホームページに機能を追加するサービスを利用している場合は、契約内容をすべてリストアップします。例えば、SSLサーバ証明書、決済代行サービスの手数料などがあります。
ホームページのシステム
たいていの場合で、ホームページにはWordPressというシステムが導入されています。WordPressはCMSといって、ホームページを運営するために必要なシステムです。
CMSにはいくつもの種類があり、管理会社によっては「WordPressのみ対応している」、「EC-CUBEの対応はできない」といった場合があります。導入されているシステムに合わせて、適切な管理会社を選ぶためにもホームページに導入しているシステムは確認しておきましょう。
2. 新しいホームページ管理会社を探す
契約内容やホームページの状況を把握したら、管理を依頼する会社を本格的に探します。
ホームページ制作会社は数え切れないほどあるため、ある程度の基準を持って絞り込んでいきます。
- メールだけでなく電話での対応をしているか
- 会社設立から10年は過ぎているか
- メール配信や広告運用など、多角的にホームページ管理を担えるか
例えば上記のような基準を持っておくと、適した管理会社を選びやすくなります。
3. 複数社の契約条件・金額を比べる
候補は複数出しておくことで、自社によりぴったりと合う管理会社が見つかります。
更新期間や対応範囲など、契約条件はよく見比べておきましょう。
金額についても、「価格が高ければいい」「価格が安いから悪い」ということは一概に言えません。内容が過剰すぎて高額でないか、安すぎて管理内容に不足がないかなどをよく確認してください。管理するホームページの規模に適した内容であるかどうかを検討することが大切です。
長期にわたることなので、無理のない内容で契約しましょう。
4. 現在のホームページ管理会社へ解約の旨を伝える
変更先が見つかり、おおよその契約内容が固まった時点で、現在の契約会社に解約を知らせましょう。
管理会社の契約では大抵、解約届提出後の翌月末あるいは翌々月末での解約になります。
管理会社が空白になってしまわないように、旧管理会社の解約と新管理会社の契約それぞれのタイミングはミスなく手続きしてください。
5. 新しい契約会社がドメイン管理などの移管作業を行う
手続きを済ませると、ドメインやサーバの移管作業が始まります。
作業を行うのは管理会社ですが、自社の名義で契約しているケースでは、対応が必要になる場合もあります。
6. DNS切替
一通りの移管が完了した後、DNS切替が行われ、新しい会社でのホームページ管理が始まります。
移管作業と同じく、DNS切替作業は基本的に管理会社が行うものです。
ホームページ管理会社変更に必要なもの
管理会社の変更を考える際に必要なものは多くはありません。ドメイン・サーバの契約に関する情報があれば、ほとんどの場合で十分です。
より具体的には下記の情報です。ログイン情報など、４つの情報で概ね問題なく変更が可能です。
- ドメインの管理画面ログイン情報
- レンタルサーバのコントロールパネルログイン情報
- サーバのFTP情報
- データベース（mySQLなど）の情報
１．ドメインの管理画面ログイン情報
ドメインを取得したサービスのログイン情報が必要です。IDとパスワードを用意します。
ドメイン取得サービスが見つからないという場合は、サーバを提供するサービスとセットでドメインを取得していないか確認してみましょう。
ドメイン取得サービスには「お名前.com」「ムームードメイン」などがあります。
２．レンタルサーバのコントロールパネルログイン情報
サーバはホームページのファイルを置く場所です。
コンテンツを管理するFTPやデータベースなどにアクセスするために必要となります。
ドメイン管理と同じく、IDとパスワードを共有します。
３．サーバのFTP情報
サーバのログインができれば確認できる情報ですが、もしわかる場合はFTP情報も用意しておきます。
FTP情報を把握しておくことで、必要な場合に自社でコンテンツを管理することもできます。
専門的で難しいと感じる場合は、管理会社に確認方法を聞いてみましょう。
４．データベース（mySQLなど）の情報
WordPressなど、CMSを導入している場合はデータベース情報が不要な場合もあります。
必要に応じて共有する情報ですが、専門的で難しい場合もある部分です。
ホームページを管理するために重要な情報なので、自身がない場合は管理会社にお任せしておくと安心です。
上記のデータがどこにあるかわからない場合
管理会社が廃業してしまった事情などで、上記の情報がわからないこともあります。
管理情報が不明となってしまっても、Webに関する知識をもとに必要な情報を見つけ出し、会社を移管することもできます。
シーズクリエイトでは、現状把握できる情報をもとに、必要な情報を取得して、管理会社移管をサポートしています。お気軽にお問い合わせください。
お問合せ株式会社シーズ・クリエイト
ホームページ管理会社を変更する際の注意点
ホームページ管理会社とき契約内容によっては、いくつか注意点が発生します。
契約次第では手続きが複雑になったり、費用がかさんだりと、ホームページ管理会社変更のデメリットにもなり得ることなので、よく確認しておきましょう。
契約上ホームページの移管ができない場合がある
ほとんどのホームページ制作会社では、管理会社の変更を許していますが、契約内容を改めて見直しておきましょう。管理会社の変更や、契約期間など、取り決めが記載されていないかがポイントです。
また、特殊なCMSを使っているために移管が難しいという場合もありますので注意して下さい。
ホームページ移管には費用がかかる
規模が大きいホームページでは管理にかかるコストや、独自ルールなどが複雑化している場合があります。
マニュアルを作成したり、引き継ぎ業務が発生したりするため、移管するだけであっても費用がかかりますので注意しましょう。
ドメイン・サーバの名義変更が必要になることがある
ドメインやサーバを契約する際に、ホームページ制作会社に登録作業を依頼した場合は、契約者の名義変更が必須です。
ドメインやサーバの登録者情報を変更するには、とても繊細な注意が必要なため、手間や費用が発生する場合があります。
自社でホームページ管理したい場合の方法・注意点
管理会社に任せっきりにするのではなく、ホームページに掲載したコンテンツの更新を自社でも行いたいという場合もあるでしょう。
ホームページの管理には、HTMLやCSSなど専門知識が必要となる場面もありますが、CMSを活用することで簡易化できます。
管理会社を挟む時間がおしいほどリアルタイムな情報を更新したい場合や、社員ブログなど手軽に更新したい場面などに有効です。
WordPressなどのCMSを利用する
CMSとは、コンテンツマネージメントシステム（content management system）の略で、簡単に言うとブログのようにページを自分で更新や修正できるツールです。このCMSの代表格としてWordPress（ワードプレス）というツールがあります。
弊社で構築するホームページは、ここ数年ほぼ100％に近い割合でWordPressを利用しています。
このWordPressを導入することにより、下記のような管理画面が付与され、文字の入力や画像の登録のみで記事の更新が簡単に行えるようになります。
ホームページ管理をするための人員確保
テキストだけでなく画像や動画を活用したり、掲載内容のクオリティーにこだわりを持ったりすることで、ホームページ管理にかかる時間は多くなっていきます。
更新頻度や内容によっては、別の業務との兼務で対応するのが難しいという場合もあります。
ホームページ管理をすることを目的に社員や業務委託などの人員確保を検討しておくと安心です。
コストはかかりますが、ホームページを介した集客や企業PRの効果を考慮すると、人員の確保は欠かせません。
専門的な事は委託を考える
すべてのホームページ更新作業を自社で行うことは難しい場合がほとんどです。
ホームページ管理に対応するだけの業務時間が足りないという場合や、テキストやデザインのクオリティーを考慮すると難しいなど、理由はさまざまですが、管理会社にサポートを依頼することが一般的です。
特に専門的な内容を含む場合は、管理会社に委託してしまったほうがスムーズに作業が進み、業務の滞りを防ぐことができます。
ホームページ管理会社変更をスムーズに行います
弊社シーズクリエイトでは、ホームページの管理はもちろん、多岐にわたるサポートをご用意しています。
ホームページをより多くの人に閲覧してもらうためのSEO、広告運用など、Web制作だけでなくマーケティングのお手伝いもしております。
これまでの実績に加えて、ホームページ運用に役立つPDFを無料でご提供しています。ホームページ管理について検討できる無料資料となっていますので、ぜひ一度ご覧になってください。
まとめ
ホームページは作成した後の管理作業を適切に行うことで、効果をグングンと上げていきます。
集客や販売、自社ブランディングなど、目的に応じた効果を得るためには、管理会社の選定が欠かせません。
ホームページを事業成長のために役立つものにしていくために、管理会社のサポートを有効活用していきましょう。
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